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Integration

Lexoffice Mahnung automatisieren — Schritt-für-Schritt-Guide

Lexoffice hat solide Mahnvorlagen — aber keinen Voice-Agenten, keine mehrsprachige KI und keinen automatischen Übergang ins gerichtliche Mahnverfahren. kvit ergänzt genau das: liest überfällige Rechnungen direkt aus Lexoffice, eskaliert über E-Mail, SMS, WhatsApp und Voice und übergibt bei Bedarf an einen BfJ-registrierten Inkassopartner. Setup in 60 Sekunden, ab €0/Monat.

Was Lexoffice von Haus aus kann — und was nicht

Lexoffice (haufe Lexware) ist das verbreitetste Buchhaltungstool für deutsche SMEs (>250k Kunden). Drei Mahnfunktionen sind enthalten:

Mahnvorlagen. Drei Stufen (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung) mit DSGVO-konformen Standardtexten. Anpassbar.

Mahnstufen-Automatik. Bei überfälligen Rechnungen erinnert Lexoffice an den nächsten Mahn-Schritt. Den Versand selbst muss man manuell auslösen.

Mahngebühren-Berechnung. Korrekte RVG-Sätze und Verzugszinsen werden berechnet — wichtig für die spätere Übergabe an ein Inkasso.

Was fehlt: automatischer Versand, mehrsprachige Drafts, SMS/WhatsApp/Voice-Kanäle, Übergabe ans gerichtliche Mahnverfahren. Genau diese Lücken füllt kvit als Aufsatz.

Wie kvit Lexoffice ergänzt

kvit nutzt die Lexoffice-API (offizielle Partner-Integration), liest überfällige Rechnungen alle 15 Minuten und übernimmt von dort die gesamte Eskalation. Lexoffice bleibt System of Record für Buchhaltung; kvit ist System of Record für Schuldner-Kommunikation.

  • Automatischer Versand: kvit löst Mahnungen ohne menschliches Eingreifen aus, sobald die Lexoffice-Mahnstufe erreicht ist.

  • Mehrsprachige Drafts: KI erkennt die Schuldnersprache aus Rechnungsmetadaten (Adresse, USt-IdNr-Präfix) und entwirft in DE/EN/FR/ES/IT/NL.

  • Eskalationskanäle: nach erfolgloser E-Mail-Sequenz folgt SMS, dann WhatsApp, dann Voice-Call — alle DSGVO-konform.

  • Übergabe ans Mahnverfahren: bei anhaltender Nicht-Zahlung übergibt kvit (Legal-Tarif) automatisch an einen BfJ-registrierten Inkassopartner für die EDA-Einreichung.

  • Lückenlose Audit-Trail: jede Aktion landet im SHA-256-Hash-chained Audit-Log und in Lexoffice's Aktivitätshistorie.

Rechtliche Einordnung — RDG und Lexoffice-Integration

Wichtig: kvit ist auch im Lexoffice-Kontext ein Werkzeug, das *Sie* (der Lexoffice-Kontoinhaber) zur Bearbeitung Ihrer eigenen Forderungen nutzen. Die rechtliche Position ist analog zu einer Tabellenkalkulation oder einem E-Mail-Programm: kein RDG-Erfordernis für die Free- und Pro-Tarife.

Die E-Mail-Mahnungen werden mit IHRER Domain als Absender versendet (SPF/DKIM/DMARC bei Setup eingerichtet). Voice-Calls werden über eine Twilio-Nummer initiiert, die Sie verwalten. Briefe (Pingen-Integration) tragen Ihre Unterschrift als Geschäftsführer/Inhaber, nicht die von kvit — siehe vault `Legal/Letter Signatory Policy.md`.

Für die Legal-Tarif (gerichtliches Mahnverfahren) arbeitet kvit mit einem BfJ-registrierten Inkassopartner zusammen, der die EDA-Einreichung in seinem Namen vornimmt.

Lexoffice mit kvit verbinden — in 60 Sekunden

Voraussetzungen: aktiver Lexoffice-Account und ein kvit-Account (Free reicht). Die offizielle Lexoffice-API-Anbindung erfolgt per OAuth.

  1. Lexoffice-Integration im kvit-Dashboard öffnenIm kvit-Dashboard: Integrations → Lexoffice → "Verbinden". Sie werden zu Lexoffice umgeleitet.
  2. OAuth-Berechtigung in Lexoffice bestätigenLexoffice zeigt eine Berechtigungsliste: Rechnungen lesen, Kontakte lesen, Mahnstufen schreiben. "Zustimmen" klicken. Sie werden zurück zu kvit geleitet.
  3. Absenderdomain bestätigenkvit zeigt Ihren Lexoffice-Email-Header (z.B. rechnungen@ihrunternehmen.de) und drei DNS-Einträge (SPF/DKIM/DMARC) zur Bestätigung. Ein DNS-Eintrag genügt für den Start.
  4. Mahnstufen-Mapping bestätigenkvit liest die Mahnstufen aus Lexoffice und schlägt eine Eskalations-Sequenz vor (z.B. Stufe 1 = E-Mail, Stufe 2 = E-Mail + SMS, Stufe 3 = Voice). Anpassbar im Dashboard. Bestätigen.
  5. Erste Mahnung freigebenkvit zeigt den ersten KI-generierten Draft für eine offene Rechnung. Sie können editieren oder direkt versenden. Ab der zweiten Mahnung läuft alles autonom.

Häufige Fragen

Muss ich Lexoffice komplett ersetzen, um kvit zu nutzen?

Nein — im Gegenteil. Lexoffice bleibt Ihr Buchhaltungstool und System of Record. kvit liest und ergänzt; ersetzt nichts. Sie sehen alle kvit-Aktivitäten auch in Lexoffice's Aktivitätshistorie.

Werden Schuldnerdaten zu kvit übertragen — was sagt die DSGVO?

Ja, kvit verarbeitet Schuldnerdaten (Name, E-Mail, Telefon) zur Mahnung-Versendung im Auftrag des Gläubigers. Sie schließen mit kvit einen AVV nach Art. 28 DSGVO ab (Vorlage auf /dpa). Daten werden EU-resident gespeichert (Frankfurt-Region, Neon Postgres). Kontaktdaten sind verschlüsselt at-rest (AES-256-GCM).

Was passiert mit den Mahngebühren — werden die korrekt berechnet?

kvit liest die Mahngebühren-Berechnung aus Lexoffice (RVG-konform, Verzugszinsen nach § 288 BGB) und übernimmt diese 1:1 in die Mahnung. Bei manueller Anpassung in Lexoffice wird die Änderung beim nächsten Sync übernommen.

Kann ich kvit auch mit dem alten Lexware Buchhaltung Pro verbinden?

Aktuell nur mit Lexoffice (Cloud). Die Lexware-Desktop-Versionen haben keine offizielle API. Wenn Sie auf Lexoffice migrieren, ist kvit out-of-the-box ready.

Welche Lexoffice-Tarife werden unterstützt?

Alle Tarife mit API-Zugang: M, L, XL. Der S-Tarif hat keine API — Upgrade auf M erforderlich (€11,90/Monat). kvit funktioniert auch im L- und XL-Tarif identisch.

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Lexoffice + kvit in 60 Sekunden verbinden

Free-Tarif reicht zum Start: 10 Rechnungen/Monat mit KI-Drafts in 6 Sprachen. Keine Kreditkarte, keine Mindestlaufzeit.

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