ZUGFeRD vs XRechnung
ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden deutschen E-Rechnungsformate, die unter ViDA / E-Rechnungspflicht 2028 zulässig sind. XRechnung ist reines XML (Maschine-zu-Maschine); ZUGFeRD ist ein Hybrid aus PDF/A-3 und eingebettetem XML (für Mensch und Maschine).
XRechnung — der XML-only-Standard
XRechnung ist eine deutsche Implementierung der europäischen Norm EN 16931. Es ist reines XML (UBL- oder CII-Format), ohne eigene visuelle Darstellung. Vorteile:
- Vollständig maschinell verarbeitbar — ideal für Automatisierung - Standardisierte Felder (BT-1 Rechnungsnummer, BT-2 Datum, BG-3 Käufer, etc.) - Geringe Dateigröße
Nachteile:
- Keine direkt menschen-lesbare Darstellung (Schuldner braucht Software zum Anzeigen) - Im Privatkunden-Kontext unfreundlich
Pflicht bei öffentlichen Aufträgen des Bundes seit 27.11.2020. Erfüllt ViDA-Anforderungen.
ZUGFeRD — das Hybrid-Format
ZUGFeRD ("Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland") ist seit 2014 entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Es kombiniert PDF/A-3 (visuell lesbar) mit eingebettetem XML (maschinen-lesbar):
- PDF/A-3 Schicht — der Schuldner sieht ein normales Rechnungs-PDF - Eingebettete XML-Schicht — strukturierte Daten für die Buchhaltungssoftware
ZUGFeRD 2.x kennt mehrere Profile:
- MINIMUM — nur Grunddaten - BASIC WL — ohne Positionen - BASIC — Standard-Set - EN 16931 — voll EN-konform (auch "COMFORT" genannt) - EXTENDED — alle Felder inkl. branchenspezifischer Erweiterungen - XRECHNUNG — XRechnung-konformes Profil innerhalb von ZUGFeRD
Welches Format wann?
| Szenario | Empfehlung |
|---|---|
| Bundesauftrag / öffentlicher Auftraggeber | XRechnung |
| B2B SME → B2B SME | ZUGFeRD (Profil EN 16931) |
| EU-Auslandsempfänger | Peppol mit XRechnung-Inhalt |
| Hoch automatisierte Großkonzern-Empfänger | XRechnung |
| Mischbetrieb mit Verbrauchern | ZUGFeRD (lesbares PDF wichtig) |
Was sich für das Forderungsmanagement ändert
Strukturierte Rechnungen verändern das Mahnwesen grundlegend:
- Eindeutige Referenzen — Rechnungsnummer / Betrag / Fälligkeit sind XML-Felder, nicht PDF-Text. Keine OCR-Fehler mehr. - Automatische Zuordnung in Lexoffice, Sevdesk und DATEV. - Bessere Streit-Dokumentation — PDF/A-3 ist langzeitarchivierungssicher. - Vereinfachter Übergang ins Mahnverfahren — EDA-Format erwartet strukturierte Daten, die aus ZUGFeRD/XRechnung direkt übernommen werden können.
kvit liest beide Formate nativ aus Lexoffice und Sevdesk und referenziert die strukturierten Felder direkt in Mahnungen.
Häufige Fragen
- Welches Format ist ab 2028 Pflicht?
Beide. ViDA fordert EN-16931-konforme Formate — sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD 2.x ab Profil EN 16931 erfüllen das. Der Versender entscheidet (ggf. nach Absprache mit dem Empfänger), welches Format er nutzt.
- Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen weiterhin als PDF behandeln?
Ja — das ist der Charme von ZUGFeRD. Der Empfänger kann das Dokument als gewöhnliches PDF lesen, drucken, archivieren. Eine moderne Buchhaltungssoftware (Lexoffice, Sevdesk, DATEV) liest zusätzlich die XML-Schicht und erspart Ihnen manuelle Erfassung.
- Welche Tools können ZUGFeRD generieren?
Lexoffice und Sevdesk seit 2024 nativ; DATEV seit 2022; Microsoft Dynamics, SAP, Stripe (ab 2026 angekündigt). Open-Source: pdfa3-tools, mustangproject. kvit selbst erzeugt keine Rechnungen — wir lesen die von Ihrem Billing-System erzeugten Formate.
- Was kostet die Umstellung?
Für SMEs in Lexoffice / Sevdesk / DATEV: praktisch null — Feature ist in den Tarifen enthalten. Bei Stripe Invoicing aktuell Workaround über Bridge-Tools (€10–50/Monat). Custom-ERP-Implementierungen: einige tausend Euro Einmal-Aufwand.