Glossar — Forderungsmanagement, Inkasso, Compliance
Klare Definitionen zu Inkasso, Mahnverfahren, RDG, ViDA, DSGVO und allem dazwischen. Aktuell zu 2026 und ohne Marketing-Sprech.
Forderungsmanagement
Forderungsmanagement umfasst alle Prozesse zur Überwachung, Sicherung und Realisierung offener Geldforderungen eines Unternehmens — von der Rechnungsstellung über die Bonitätsprüfung und das Mahnwesen bis zur ggf. erforderlichen Übergabe an Inkasso oder das gerichtliche Mahnverfahren.
Inkasso
Inkasso ist der Vorgang, durch den ein Gläubiger eine fällige Geldforderung gegenüber einem Schuldner einbringt — entweder selbst (Eigeninkasso), durch ein lizensiertes Inkassobüro (Fremdinkasso) oder mit Hilfe einer Software-Plattform.
Inkasso Kosten 2026
Inkasso-Kosten in Deutschland setzen sich zusammen aus RVG-Gebühren (Rechtsanwaltsvergütungsgesetz), Auslagenpauschale, eventueller Erfolgsfee des Inkassobüros sowie — bei gerichtlichem Mahnverfahren — Gerichtskosten. Bei Software-Anbietern wie kvit gilt stattdessen ein Pauschal-Modell plus Erfolgsfee.
Inkassobüro
Ein Inkassobüro (auch Inkassobetrieb oder Inkassoinstitut) ist ein nach § 10 RDG beim Bundesamt für Justiz registriertes Unternehmen, das im Auftrag von Gläubigern fremde Forderungen außergerichtlich einzieht — und ggf. das gerichtliche Mahnverfahren vorbereitet.
Mahnung
Eine Mahnung ist die einseitige, empfangsbedürftige Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, eine fällige Leistung zu erbringen. Mit Zugang der Mahnung tritt Verzug ein (§ 286 BGB) — die rechtliche Voraussetzung für Verzugszinsen, Inkasso-Gebühren und ggf. das gerichtliche Mahnverfahren.
Mahnverfahren
Das deutsche gerichtliche Mahnverfahren (§§ 688–703d ZPO) ist ein vereinfachtes Verfahren, mit dem ein Gläubiger einen vollstreckbaren Titel (Vollstreckungsbescheid) für unbestrittene Geldforderungen erlangt — ohne mündliche Verhandlung, ohne Anwaltszwang, ohne Beweisaufnahme.
RDG — Rechtsdienstleistungsgesetz
Das Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) regelt seit 2008, wer in Deutschland Rechtsdienstleistungen erbringen darf. Für Inkasso bedeutet das: wer fremde Forderungen im eigenen Namen geltend macht, braucht eine Registrierung beim Bundesamt für Justiz (BfJ). Eigeninkasso und Software-als-Werkzeug fallen NICHT darunter.
ZUGFeRD vs XRechnung
ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden deutschen E-Rechnungsformate, die unter ViDA / E-Rechnungspflicht 2028 zulässig sind. XRechnung ist reines XML (Maschine-zu-Maschine); ZUGFeRD ist ein Hybrid aus PDF/A-3 und eingebettetem XML (für Mensch und Maschine).