Inkassobüro
Ein Inkassobüro (auch Inkassobetrieb oder Inkassoinstitut) ist ein nach § 10 RDG beim Bundesamt für Justiz registriertes Unternehmen, das im Auftrag von Gläubigern fremde Forderungen außergerichtlich einzieht — und ggf. das gerichtliche Mahnverfahren vorbereitet.
Was ein Inkassobüro darf — und was nicht
Ein BfJ-registrierter Inkassobetrieb darf:
- Außergerichtliche Forderungen Dritter im eigenen Namen einziehen - Mahnungen versenden, Telefonate führen, Hausbesuche koordinieren - Mahnbescheide beim Amtsgericht beantragen - Zwangsvollstreckungs-Vorbereitungen koordinieren - Inkassogebühren als Verzugsschaden geltend machen (§ 286 BGB)
Was ein Inkassobüro NICHT darf:
- Rechtsberatung im engeren Sinne (das ist Anwälten vorbehalten, § 3 BRAO) - Klagen einreichen (außer in einfachen unbestrittenen Geldforderungen über die Brücke des Inkassopartner-Modells) - Beweisaufnahmen oder Vertragsauslegungen vornehmen - Sich als Anwalt ausgeben
Wie sich Inkassobüro und Software-Inkasso unterscheiden
| Aspekt | Klassisches Inkassobüro | Software-Inkasso (kvit) |
|---|---|---|
| RDG-Status | BfJ-registriert | Tool des Gläubigers (kein RDG) |
| Forderungsinhaber | Inkassobüro (Abtretung) | Bleibt beim Gläubiger |
| Preismodell | 15–35 % Erfolgsfee | €49/mo + 4 % |
| Setup | 1–3 Tage, oft mit Mindestabnahme | 60 Sekunden, kein Mindestumsatz |
| Volumen-Sweet-Spot | Wenige große Fälle | Viele kleine Fälle |
| Kommunikation | Telefon-Center, Templates | KI-Drafts, Voice-Agent |
| Sprachen | Meist DE, manchmal EN | 6 Sprachen out-of-the-box |
| Audit-Log | Papier/Standard-Log | SHA-256 Hash-chained |
Wann ein Inkassobüro die richtige Wahl ist
Trotz Software-Alternative gibt es Szenarien, in denen ein klassisches Inkassobüro sinnvoll bleibt:
Wenige Forderungen über €25k. Bei großen Einzel-Forderungen ist die 25 %-Fee absolut günstiger als eine monatliche Software-Pauschale, und die persönliche Hand eines erfahrenen Inkasso-Sachbearbeiters kann den Unterschied machen.
Komplexe Rechtssituation. Wenn die Forderungsgrundlage strittig ist (AGB-Auslegung, Mängelrügen), arbeitet das Inkassobüro oft mit einem Anwaltsnetzwerk und kann zwischen außergerichtlicher und gerichtlicher Phase fließend wechseln.
Schuldner im EU-Ausland. Internationale Inkasso-Netzwerke (BDIU-Mitglieder, FENCA) haben Partnerunternehmen in jedem EU-Land — wichtig bei grenzüberschreitenden Forderungen.
Für alles andere — also typische B2B-SaaS-Forderungen bis €25k — gewinnt Software-Inkasso wirtschaftlich.
Häufige Fragen
- Wie finde ich ein seriöses Inkassobüro?
Drei Indikatoren: (1) BfJ-Registrierung im Rechtsdienstleistungsregister prüfen (kostenlos online unter rechtsdienstleistungsregister.de); (2) Mitgliedschaft im BDIU (Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen) — etabliert Mindeststandards; (3) transparente Erfolgsfee-Quote vor Vertragsabschluss schriftlich erfragen.
- Was kostet ein Inkassobüro im Durchschnitt?
Bei B2B-Forderungen typischerweise 15–25 % Erfolgsfee plus RVG-Gebühren (die der Schuldner trägt). Bei B2C-Forderungen 20–35 %. Mindestabnahmen variieren — oft mindestens €1.000–€5.000 Jahresumsatz. Detaillierte Vergleichsrechnung auf /glossar/inkasso-kosten.
- Kann ich vom Inkassobüro zur Software wechseln?
Ja — jederzeit. Vorlaufende Forderungen, die das Inkassobüro bereits bearbeitet, laufen vertraglich bei diesem zu Ende. Neue Forderungen können Sie direkt über Software wie kvit verarbeiten. Viele kvit-Kunden machen genau das: laufende Inkassi auslaufen lassen, Neue intern.
- Muss das Inkassobüro deutschsprachig kommunizieren?
Mit dem Schuldner: ja, soweit in Deutschland. Mit Ihnen als Gläubiger: nicht verpflichtend — internationale Inkasso-Netzwerke kommunizieren intern meist auf Englisch. Wichtig: schriftliche Verträge müssen in einer Ihrer Verkehrssprachen vorliegen.