Mahnung
Eine Mahnung ist die einseitige, empfangsbedürftige Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, eine fällige Leistung zu erbringen. Mit Zugang der Mahnung tritt Verzug ein (§ 286 BGB) — die rechtliche Voraussetzung für Verzugszinsen, Inkasso-Gebühren und ggf. das gerichtliche Mahnverfahren.
Wann eine Mahnung Verzug auslöst
§ 286 BGB regelt drei Fälle, in denen Verzug eintritt:
Mit Mahnung (Regelfall). Eine eindeutige Zahlungsaufforderung nach Fälligkeit. Form: schriftlich (E-Mail genügt), Frist mindestens „unverzüglich".
Ohne Mahnung bei Datum-Nennung (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Wenn die Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum nennt („zahlbar bis 30.06.2026"), tritt Verzug automatisch ein — keine Mahnung nötig.
Ohne Mahnung im B2B-Verkehr nach 30 Tagen (§ 286 Abs. 3 BGB). Wenn der Schuldner Unternehmer ist und die Rechnung 30 Tage überfällig ist, tritt Verzug auch ohne Mahnung ein — solange das Datum auf der Rechnung steht.
Praktisch: Eine Mahnung ist im B2B oft rechtlich entbehrlich, aber als Eskalations-Signal wichtig.
Was eine wirksame Mahnung enthält
Eindeutige Identifikation der Forderung: Rechnungsnummer, Datum, Betrag
Bestimmt benannte Zahlungsfrist (z.B. „bis 30. Juni 2026")
Hinweis auf Rechtsfolgen bei Nicht-Zahlung (z.B. „andernfalls behalten wir uns gerichtliche Schritte vor")
Verzugszinsen-Hinweis ab der zweiten Mahnung üblich
Eigene Adresse / IBAN für die Überweisung
Mahnung vs. Zahlungserinnerung
Eine Zahlungserinnerung ist eine höfliche Erinnerung ohne rechtliche Wirkung — typischerweise 7 Tage nach Fälligkeit. Sie löst formal keinen Verzug aus, signalisiert dem Schuldner aber, dass Sie aufmerksam sind.
Eine Mahnung ist die rechtlich wirksame Aufforderung — typischerweise 14 Tage nach der Zahlungserinnerung. Sie löst Verzug aus (oder dokumentiert ihn).
Die Praxis im DACH-B2B-Bereich: Zahlungserinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung → (optional 3. Mahnung) → gerichtliches Mahnverfahren. kvit automatisiert die ersten drei Stufen.
Häufige Fragen
- Wie viele Mahnungen muss ich schicken, bevor ich Inkasso einleiten darf?
Rechtlich: keine, wenn die Forderung nach § 286 Abs. 2/3 BGB bereits ohne Mahnung in Verzug ist. Praktisch: 1–2 Mahnungen sind in Deutschland üblich, weil sie die Beweislage stärken und dem Schuldner Gelegenheit geben, ohne Eskalation zu zahlen. kvit's Standardsequenz: Zahlungserinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung → Eskalation.
- Welche Mahngebühren darf ich berechnen?
Mahngebühren als Schadensersatz nach § 286 BGB sind nur die *erforderlichen* Kosten. Üblich: €2,50–€5,00 pro Mahnung als Pauschale. Pauschalen über €5 werden von Gerichten oft zurückgewiesen. Bei Kaufmann-zu-Kaufmann-Geschäften: zusätzlich €40 Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB (einmalig).
- Reichen Mahnungen per E-Mail aus?
Ja. § 286 BGB verlangt keine besondere Form. E-Mail genügt — sofern der Zugang dokumentierbar ist (Mailprotokoll, Lese-Quittung). Software wie kvit dokumentiert Zustellung automatisch über Postmark-Tracking und schreibt den Eingang in den Audit-Log.
- Was passiert, wenn der Schuldner die Mahnung ignoriert?
Nach der zweiten oder dritten Mahnung ist der Schuldner nachweisbar in Verzug. Sie können Verzugszinsen berechnen (5 oder 9 Prozentpunkte über Basiszins, je nach Konstellation) und das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Bei kvit's Pro-Tarif passiert die Eskalation auf weitere Kanäle (SMS, WhatsApp, Voice) automatisch.